Разумное решение для всех сторон
Идея TEIS проста — сократить время, затрачиваемое на административную работу и обмен документами, поскольку в любой момент можно получить необходимую информацию и работать с ней. TEIS дает обзор того, что государство ожидает от работодателей. В среде самообслуживания Инспекции труда можно быстро, удобно и без лишней бумажной волокиты отображать и предоставлять необходимую информацию о работниках и рабочей среде, планировать действия для снижения рисков и общаться с инспектором труда в ходе надзорного производства.
Каждый работник может зайти в среду самообслуживания и ознакомиться с информацией о своей трудовой жизни, а также с информацией лица, которое он представляет, просмотреть информацию о рабочей среде, предоставленную работодателем, и участвовать в касающихся его производствах.
Портал самообслуживания находится на стадии разработки, со временем постоянно добавляются новые функции. Далее представлен обзор доступных услуг, которыми можно пользоваться в портале самообслуживания.
В среде самообслуживания TEIS можно ввести данные о представителях рабочей среды. По закону существует обязательство информировать Инспекцию труда о выборе и назначении представителей. В среде самообслуживания это можно сделать быстро и удобно.
Назначенными представителями могут быть:
- специалист по рабочей среде;
- уполномоченный по рабочей среде;
- члены совета по рабочей среде;
- лицо, оказывающее первую помощь;
- доверенное лицо.
Если представителем необходимо назначить работника предприятия, то сделать это можно, выбрав лицо из списка работников, информацию о которых система получает из регистра работы. Можно также добавить внештатный контакт по имени и личному коду. Рекомендуется указывать также срок полномочий лица и его контактные данные (телефон, электронная почта), чтобы обмен информацией был максимально эффективным. Помимо назначения лица на соответствующую роль, можно также связать с ним конкретное место деятельности (например, лицо, оказывает первую помощь в одном из филиалов предприятия в Таллинне, однако в филиал в Тарту можно назначить другое лицо).
Кроме того, в разделе услуг представительства можно назначать человека на роль другого уполномоченного лица. Права этой роли схожи с правом представительства в Коммерческом регистре. Эти же права есть у лица, выполняющего роль специалиста по рабочей среде. Эта роль позволяет видеть связанную с предприятием информацию, включая ту, которая касается надзорных производств. Можно также предоставлять и изменять существующую информацию, участвовать в производствах и т. д. У других ролей обычно есть права на просмотр, а также различные ограничения, зависящие от роли. Исключением является модуль несчастных случаев и заболеваний, который виден только лицам с правом на представительство, специалисту по рабочей среде и, в ограниченной степени, уполномоченному по рабочей среде и доверенным лицам. Информация о несчастных случаях на производстве и заболеваниях не видна лицу, выполняющему роль другого уполномоченного лица.
Целью надзора Инспекции труда является предотвращение несчастных случаев на производстве и содействие созданию безопасной и благоприятной рабочей среды. Надзорное производство — это процесс, требующий тесного сотрудничества и общения между инспектором труда и представителем работодателя. Теперь через портал самообслуживания это можно делать быстрее, проще и менее обременительно, чем раньше.
Надзор через TEIS может осуществляться двумя способами — бесконтактно через среду самообслуживания или в ходе посещения предприятия на месте. Бесконтактный документальный надзор в первую очередь проводится для проверки соблюдения требований правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Цель такого надзора — повысить осведомленность работодателей о действующем правовом порядке.
При организации надзора инспектор планирует время проверки, а также темы и документы, с которыми он хочет ознакомиться. Работодатель может загрузить запрашиваемые документы в среду самообслуживания еще до начала проверки. Таким образом инспектор заблаговременно сможет ознакомиться с ними, тем самым сократив время пребывания на предприятии.
При проведении надзора инспектор может видеть информацию о предприятии на смарт-устройстве. При необходимости смарт-устройство можно использовать, чтобы сделать фотографию опасной ситуации и затем загрузить ее непосредственно в информационную систему, где она сразу же будет видна работодателю. После устранения фактора опасности в информационную систему можно загрузить фотографию разрешения опасной ситуации, чтобы инспектор мог сразу увидеть ее. Это позволяет быстрее и проще исправлять недостатки, и в то же время напоминания, в случае нарушений, будут легко заметны.
Во время производства работает окно чата, с помощью которого инспектор Инспекции труда и работодатель могут удобно и безопасно общаться друг с другом, обмениваться информацией и, при необходимости, связанными с производством файлами, а также заключать соглашения о сотрудничестве. Например, если работодателю для устранения недостатка требуется более длительный срок, чем был установлен первоначально, можно сообщить об этом инспектору через чат и договориться о новом сроке.
Инспекция труда осуществляет комплексный надзор за транспортными предприятиями, в ходе которого проверяется соблюдение условий, предусмотренных Законом о гигиене и безопасности труда, Законом о трудовом договоре, Законом об автомобильных перевозках, Законом об общественном транспорте, а также Законом об организации рабочего времени, вождения и отдыха водителей.
Процедура надзора в транспортных предприятиях осуществляется таким же образом, как и другой надзор — с удобной возможностью предоставления документов и доказательств исправления недочетов, использования окна чата и т. д. Однако для проверки исполнения требований к времени работы и отдыха водителей был разработан отдельный функционал, поскольку такая проверка, по сравнению с «обычным» надзором, требует несколько более специфической обработки и работы с данными.
Работодатели могут удобно загружать файлы с тахографов в формате .DDD в среду самообслуживания, затем инспектор будет вносить файлы в программу Tachoscan, а оттуда — в надзорное производство TEIS. Обнаруженные системой отклонения от нормы будут наглядно отображаться в окне контроля для каждого водителя и каждой части статьи отдельно. Благодаря среде самообслуживания у работодателя теперь появился более удобный способ обоснования этих отклонений, и при необходимости он может прикрепить файлы или другие материалы.
В рамках услуги также предлагается автоматическая интеграция X-tee с информационной системой мониторинга дорожного движения и дорожным регистром.
С 1 сентября 2021 года работодатели должны загружать в TEIS все действующие анализы рисков рабочей среды и программу деятельности.
Если предприятие еще не проводило анализ рисков, это можно удобно сделать в среде самообслуживания. В модуле, посвященном анализу рисков приведены различные факторы опасности, а также меры по предотвращению и снижению конкретной опасности, начиная с общих проблем рабочей среды и заканчивая профессиональными опасностями. Инструмент оценки рисков помогает повысить осведомленность предприятий о рабочей среде и связанных с ней опасностях, а также предоставляет необходимую помощь, поддержку в принятии решений и обратную связь, чтобы помочь предприятию улучшить рабочую среду, сделав ее более безопасной. В среде самообслуживания составление карты опасностей посредством этого инструмента осуществляется методом НЕТ/ДА — т. е. составитель анализа рисков должен оценить, есть ли описанная опасность в организации или нет. В случае утвердительного ответа, отображаются соответствующие средства защиты, которые могут предотвратить или смягчить конкретную опасность — необходимо определить, используются ли такие меры или нет.
На этапе составления программы деятельности можно включить меры и действия, запланированные на будущее. Программа деятельности отображается для предприятия в отдельной панели «Программа деятельности». Программа деятельности — это живой, с точки зрения идеи, план. Работодатель может добавлять запланированные мероприятия независимо от анализа рисков. Существует возможность добавить ответственное лицо и срок выполнения мероприятий, а также указать статус (выполняется или выполнено).
Анализ рисков виден только представителям предприятия и работникам.
С помощью модуля «Несчастные случаи и заболевания» представители работодателя (члены правления, специалисты по рабочей среде) могут быстро и легко зарегистрировать несчастный случай на производстве. Предоставлением данных также выполняется обязательство по уведомлению Инспекции труда о несчастном случае. В среде самообслуживания работодатели могут представить результаты собственного расследования. Если Инспекция труда также решит провести свое расследование, обмен информацией будет осуществлен быстро и просто.
Физические лица могут ознакомиться со связанными с ними случаями, общаться с инспектором и участвовать в расследовании, а также подавать документы, войдя в портал самообслуживания под учетной записью физического лица, а не работодателя.
Инспекция труда может получать информацию о несчастном случае на производстве до того, как работодатель успеет уведомить нас. В этом случае мы сами регистрируем несчастный случай и отправляем информацию работодателю.
Профессиональные заболевания, в отличие от несчастных случаев на производстве, регистрирует Инспекция труда и уведомляет о них работодателя. В таком случае работодатели, связанные со случаем, обязаны представить рапорт. Если для несчастных случаев на производстве это уже можно сделать, заполнив необходимые поля в среде самообслуживания, то в случае профессиональных заболеваний необходимо заполнить форму, загрузить ее в информационную систему «Трудовая жизнь» и представить в Инспекцию труда.
Услуга также подразумевает использование автоматической интеграции X-tee с регистром работы, регистром народонаселения и Кассой здоровья, что оптимизирует и упрощает весь процесс как для чиновников Инспекции труда, так и для работодателей. Данные, которые уже есть в других регистрах, вводить дополнительно не нужно.
Модуль для несовершеннолетних предоставляет родителям возможность стать более вовлеченными и осведомленными об условиях работы молодого человека, а также добавить или отозвать согласие на работу своего ребенка. Работодатели должны предоставлять Инспекции труда через портал самообслуживания (iseteenindus.ti.ee) дополнительную информацию о трудоустройстве несовершеннолетних в случае работников в возрасте от 7 до 12 лет (если речь идет не об обязательственно-правовом договоре или неоплачиваемом труде).
Система самообслуживания рассылает работодателям и родителям автоматические уведомления с необходимой информацией и инструкциями, чтобы облегчить поиск информации и выполнение вытекающих из закона обязательств.
Процесс начинается с внесения работодателем в регистр работы записи о найме молодого человека на работу.
Трудоустройство несовершеннолетнего в возрасте от 7 до 12 лет должно быть внесено в регистр работы (TÖR) за десять рабочих дней до того, как несовершеннолетний приступит к работе. После этого Инспекция труда в течение десяти рабочих дней должна произвести проверку (если речь идет не об обязательственно-правовом договоре или неоплачиваемом труде) и убедиться в том, что речь идет о не запрещенном виде работы и что условия труда несовершеннолетнего отвечают требованиям закона.
Если в TÖR сделана запись о трудоустройстве несовершеннолетнего, работодатель должен внести дополнительную информацию в среду TEIS, в которой через окно чата можно удобно общаться с Инспекцией труда. Вносить дополнительную информацию в регистр работы больше не требуется. Дополнительная информация с инструкциями для перехода в портал самообслуживания Инспекции труда для подачи данных будет автоматически отправлена системой работодателю на следующий день после внесения записи в TÖR. Уведомление на электронную почту получит также специалист по рабочей среде (если эта роль добавлена в среде самообслуживания). В среде самообслуживания на рабочем столе работодателя также создается соответствующее трудовое задание для предоставления дополнительной информации. С помощью трудового задания легко найти связанный с молодым человеком рабочий случай, который требуется дополнить.
Работодатель должен ввести в среде самообслуживания:
- согласие законного представителя несовершеннолетнего;
- форменные данные об условиях труда несовершеннолетнего, включая рабочее время и обязанности, а также данные контактного лица работодателя;
- данные об обязательном школьном обучении.
При оформлении на работу несовершеннолетних в возрасте от 13 до 17 лет запись в TÖR необходимо сделать не позднее момента, когда работник приступит к работе. Дополнительные данные в среде самообслуживания Инспекции труда представлять не нужно. Из среды самообслуживания работодатель получит информационные письма с необходимыми данными и инструкциями, которые помогут найти информацию и выполнить вытекающие из закона обязательства.
При оформлении несовершеннолетнего на работу также необходимо запросить согласие законного представителя (как правило, родителя).
Родитель, несовершеннолетний ребенок которого поступает на работу, имеет возможность просматривать в TEIS информацию об условиях труда своего ребенка и давать или отзывать согласие на трудоустройство своего несовершеннолетнего ребенка. Модуль позволяет в большей степени привлекать родителя к рабочему процессу и дает представление о том, какую работу будет выполнять ребенок и насколько она посильна и безопасна для него. Кроме того, родитель получит информационное письмо из среды самообслуживания, в котором будет дана связанная с трудоустройством несовершеннолетних информация, а также важные ссылки.
Подробнее об условиях труда несовершеннолетних можно прочитать на портале «Трудовая жизнь».
Вход в систему
IОчевидно, проблема в том, что вы используете устаревший веб-браузер. Если вы используете Internet Explorer, то в этом и заключается причина, так как Internet Explorer устарел (больше не поддерживается его разработчиком Microsoft) и им не стоит пользоваться в дальнейшем. Мы рекомендуем пользоваться порталом самообслуживания, например, в веб-браузерах Google Chrome или Safari.
Вход осуществляется с помощью ID-карты, mobiil-ID или smart-ID. Для иностранца возможность входа зависит от того, зарегистрирован ли он в качестве работника эстонского предприятия и имеет эстонский smart-ID, либо он является э-резидентом и имеет соответствующие сертификаты, которые можно использовать для входа с помощью ID-карты или mobiil-ID.
Средой самообслуживания могут пользоваться те предприятия, которые внесены в коммерческий регистр Эстонии. В будущем, если мы сможем использовать данные коммерческих регистров других стран, возможно, и зарегистрированные за рубежом предприятия во время работы в Эстонии смогут пользоваться средой самообслуживания Инспекции труда. Это зависит от того, присоединилась их страна к действующему в ЕС регламенту идентификации личности (eIDAS) или нет.
Предоставление полномочий
Да, в чрезвычайной ситуации Инспекция труда может помочь в предоставлении полномочий, если Инспекция труда может установить наличие права на предоставление полномочий, например, в коммерческом регистре или на основании отдельного документа.
Прежде всего в среду самообслуживания должен войти член правления, который затем может добавить к роли специалиста по рабочей среде нужное лицо. Все полномочия предоставляются на основании личного кода.
В самом начале уполномоченное лицо не получает уведомления о том, что оно получило полномочия, но, войдя в среду самообслуживания, оно видит, с какими предприятиями связано.
Да, специалист по рабочей среде имеет такое же право добавлять полномочия, как и член правления.
В этом случае Инспекция труда затем вводит необходимую информацию через официальное приложение, но в последующих письмах продолжает предлагать работодателю использовать самообслуживание.
Действия предприятия в среде самообслуживания TEIS 2021
Контактный адрес коммерческого регистра указывается автоматически, но к предприятию могут быть добавлены адреса и уточняющие примечания (напр., если дело касается склада и т.п.).
Да, в среде самообслуживания отображается сообщение о том, что данные получены из коммерческого регистра, и если они не соответствуют действительности, то их следует изменить в ÄR (отображается ссылка на ÄR).
При добавлении представителей вы можете добавить работников своего предприятия (которые зарегистрированы в регистре трудовой занятости как работники предприятия). Если вы хотите добавить, например, в качестве специалиста по рабочей среде или лица, оказывающего первую помощь, доверенного лица работника со стороны, то при добавлении этого лица выберите вариант «Другое лицо». Если же речь идет о работнике вашего предприятия, но в среде самообслуживания он не отображается, то, возможно, дело касается очень крупного предприятия, т.е. загрузка списка работников занимает больше времени, чем обычно. Пожалуйста, попробуйте еще раз через некоторое время.
Лица в ролях члена правления, специалиста по рабочей среде и другого уполномоченного лица имеют в среде самообслуживания равные права, в т.ч. право добавлять лиц в другие роли. У лиц в других ролях (уполномоченный по рабочей среде, доверенное лицо, член совета по рабочей среде, лицо, оказывающее первую помощь) несколько меньшие права.
Работодатель может осуществлять в среде самообслуживания следующие действия: предприятия могут назначать соответствующих лиц на роли по гигиене и безопасности труда (специалист по рабочей среде, уполномоченный по рабочей среде, члены совета по рабочей среде, доверенное лицо и лицо, оказывающее первую помощь). При вводе данных специалиста по рабочей среде и уполномоченного по рабочей среде также выполняется обязательство по уведомлению, вытекающее из ЗГБТ. Кроме того, можно выполнять следующие действия: представление анализа рисков в виде файла и составление анализа рисков с помощью инструмента анализа рисков, добавление мест деятельности предприятия. В случае возбуждения в отношении предприятия надзорного производства весь обмен данными и коммуникация, связанные с производством, между участниками производства и ИТ также осуществляются через среду самообслуживания.
В соответствии с ч. 6 и 7 ст. 134 ЗГБТ работодатель составляет анализ рисков в базе данных рабочей среды или передает его Инспекции труда в форме, позволяющей письменное воспроизведение. Действующий анализ рисков рабочей среды, составленный до 1 марта 2021 года, работодатель обязан представить в базе данных рабочей среды или отправить его в Инспекцию труда не позднее 1 сентября 2021 года.
Других вытекающих из закона обязательств нет.
Если у вас возникнут вопросы при использовании самообслуживания или возникнут неполадки, то вы можете обратиться к нам по телефону 640 6000. В звонке просим вас выбрать язык обслуживания и затем выбрать 3. опцию: "Уведомления, рапорты и самообслуживание". Также можете нам написать на адрес электронной почты [email protected]
Надзор
Время и место проведения проверки вы можете увидеть на рабочем столе в среде самообслуживания. Проводить проверку будет один из наших инспекторов труда. Если вы хотите связаться с инспектором до проверки, сделайте это, пожалуйста, через окно чата в среде самообслуживания.
Очевидно, что дело в том, что у вас нет соответствующих прав. Войти в среду самообслуживания могут все работники предприятия, но информацию, связанную с надзором, могут видеть специалист по рабочей среде, член правления или другое уполномоченное лицо. Выберите в левом меню опцию «Представители» и посмотрите, добавлена ли вам роль специалиста по рабочей среде или другого уполномоченного лица. Если вы видите себя там, то информация, касающаяся надзора, должна быть вам видна. Если вы не видите себя там, то права пользователя вам может предоставить член правления (частное предприятие) или лицо, имеющее право представительства (государственное учреждение или учреждение МСУ). Им необходимо войти в систему и добавить вас в качестве специалиста по рабочей среде или другого уполномоченного лица. Если специалист по рабочей среде добавлен, то он уже имеет доступ к данным надзора.
Анализ рисков
Нет. Использование инструмента анализа рисков в среде самообслуживания TEIS не является обязательным. Это возможность, которая, как нам представляется, будет особенно полезна малым и средним предприятиям. Составление анализа рисков можно продолжать и прежним способом и загрузить составленный анализ рисков в виде файла в TEIS. Действующий анализ рисков рабочей среды, составленный до 1 марта 2021 года, работодатель должен представить в TEIS или отправить его в Инспекцию труда не позднее 1 сентября 2021 года. В будущем все оценки рисков рабочей среды будут составляться или будут доступны в TEIS.
На первом этапе мы подготовили систему и добавили те сферы деятельности, в которых действует большинство предприятий. Мы постоянно в текущем порядке добавляем в систему сферы деятельности. Если вы не нашли сферу деятельности своего предприятия, но хотите использовать инструмент анализа рисков TEIS, свяжитесь, пожалуйста, с Инспекцией труда и сообщите нам об этом!
В настоящее время для составления анализа рисков в инструменте можно выбрать один тип предпринимательства (или сферу деятельности). Если сфер деятельности больше, то разумно составить для них другие анализы рисков. Такой подход также помогает осуществить анализ различных сред и связанных с ними опасностей и обеспечивает более четкую картину ситуации. Если, однако, вы хотите составить общий документ анализа рисков, то можно в анализ рисков, начатый по одному типу предпринимательства, вручную включить дополнительные опасности и записать их в свободной форме. Здесь само предприятие должно решить, какой подход является оптимальным и как составленные анализ рисков и план действий удобнее всего использовать в дальнейшем. В ближайшем будущем мы планируем создать в системе возможность выбирать наряду с основным типом предпринимательства (или сферой деятельности) наиболее вероятно сопутствующие ему виды деятельности. Можно также обратиться в Инспекцию труда и попросить добавить важные для вас виды деятельности к конкретному типу предпринимательства. Инспекция труда по возможности обязательно учтет такие пожелания.
В этом случае можно на основе данных уже составленного и представленного анализа рисков начать новый анализ рисков. Данные предыдущего анализа рисков у вас имеются, и изменить нужно только те данные, которые касаются изменившейся ситуации. Для этого нажмите справа от представленного анализа рисков кнопку «Действия» с тремя точками -> Начать новый — и вы сможете начать новый анализ рисков, в который внесены данные ранее представленного анализа рисков. Если предыдущий анализ рисков более неактуален, его можно заархивировать и при необходимости восстановить позже.
Да, разумеется, можно. Первым делом стоит посмотреть эту же страницу часто задаваемых вопросов и упоминаемую здесь инструкцию для пользователя портала самообслуживания. Если здесь вы не найдете решения вашей проблемы, то с ПН по ЧТ с 9:00 до 16:30 и по ПТ c 9:00 до 15:00 можно позвонить по справочному телефону (+372) 640 6000. Также можно написать по адресу электронной почты [email protected].
Название, данное анализу рисков, можно изменить после начала составления анализа рисков и выбора типа предпринимательства, но до его представления в Инспекцию труда. Чтобы изменить название, данное системой по умолчанию, наведите курсор на название анализа рисков -> кликните по иконке с изображением карандаша -> откроется поле ввода текста -> введите желаемое название анализа рисков.
Закон о безопасности и гигиене труда не уточняет, в какой степени или в какой части анализ рисков рабочей среды, составленный работодателем, добавляется в базу данных о рабочей среде, и исключений не предусматривает. Однако, учитывая, с какой целью загружаются анализы рисков рабочей среды, Инспекция труда предполагает, что если анализ рисков рабочей среды составлен для каждого работника (например, вследствие работы дистанционно или исходя из потребностей личности работника), то у работодателя, имея в виду принципы защиты личных данных, есть две возможности:
1. Загрузить общий анализ рисков рабочей среды в базу данных рабочей среды, которая, как правило, отражает факторы риска рабочей среды предприятия, при необходимости их параметры и включает общую оценку рисков для здоровья и безопасности работника по каждому фактору риска, указывая при этом на отдельный анализ рисков на основе должности или рабочего места и где он находится, либо
2. Загрузить анализ рисков, составленный на основе должности или рабочего места, с обработанными личными данными, или, учитывая то обстоятельство, что анализ рисков в среде самообслуживания TEIS могут видеть все работники предприятия, удалить перед загрузкой персонализированные данные.
Анализ рисков включает план действий, предусматривающий меры, которые должны быть приняты во всех сферах деятельности предприятия и на всех уровнях управления для предотвращения и снижения риска для здоровья работников, а также график реализации мер и исполнителей. Работодатель выделяет необходимые для выполнения плана действий средства (часть 2 ст. 13(4) Закона о гигиене и безопасности труда). То есть план действий является частью анализа рисков и также должен быть загружен. Анализ рисков определяет те аспекты рабочей среды, которые требуют улучшения, а в плане действий планируется устранение «узких мест». Оба они необходимы для улучшения рабочей среды.
В информационной системе «Трудовая жизнь» просим представлять анализ рисков рабочей среды предприятия на эстонском языке. В соответствии с частью 1 ст. 10 Закона о языке, делопроизводство в государственных учреждениях и учреждениях местного самоуправления ведется на эстонском языке. В соответствии с частью 1 ст. 12 того же закона, если в государственное учреждение или учреждение местного самоуправления подается заявление или прочий документ на иностранном языке, учреждение имеет право потребовать от подателя документа его перевод на эстонский язык. Для того, чтобы инструктаж работников, включая ознакомление с анализом рисков рабочей среды, был понятен работнику, может потребоваться перевод инструкций и анализ рисков на понятный им язык или составление их на другом языке. В случае перевода предпочтение следует отдавать письменному переводу, поскольку при устном переводе может возникнуть спор о том, вся ли информация была переведена. Анализ рисков рабочей среды, переведенный на другой язык или составленный на другом языке, в среде самообслуживания Инспекции труда представлять не нужно, но версию этого анализа рисков на эстонском языке работодатель в соответствии со ст. 134 ЗГБТ обязан представить в Инспекцию труда.
Последнее обновление 06.09.2023