Lugupeetud Kasutaja. Täname, et olete otsustanud kasutada Tööinspektsiooni haldusalasse kuuluvat Tööelu Infosüsteemi (edaspidi ka TEIS) iseteenindusportaali. Selle süsteemi pakutavaid teenuseid arendatakse jooksvalt edasi, seega võivad nii selle välimus kui sisu ajas muutuda.
Esimese asjana tahaksime välja tuua, et nii TEISi iseteenindusportaali kui ka selle ühe peamise osa, riskianalüüsi tööriista kasutamine ei ole kohustuslik. Jätkuvalt on võimalik kõiki materjale, sealhulgas riskianalüüsi, edastada Tööinspektsioonile nii e-kirja kui paberpostina. Siiski soovitame eelistada TEISi iseteenindust, sest see muudab infovahetuse, registreerimise ning järelevalve lihtsamaks kõikide osapoolte jaoks.
Vastavalt Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse (TTOS) § 13 lg 1 p. 3, on tööandja kohustatud korraldama töökeskkonna riskianalüüsi. See tähendab, et riskianalüüsi kui sellise koostamine on kohustuslik, kuid selle vorm ei ole sätestatud. Tähtis on ohtude kaardistamine ning maandamine. Riskianalüüsi tööriista eesmärgiks on pakkuda tööandjatele tasuta ning lihtsat võimalust nii selle kohustuse täitmiseks kui enda töötajate ohutuse tagamiseks. Tööandjale kuvatakse süsteemis tema ettevõtte tegevusalale asjakohased ohud ja antakse ka tüüpilised abinõud nende ohtude maandamiseks. Peamiseks sihtrühmaks on väikese ja keskmise suurusega ettevõtted, kelle jaoks võib riskianalüüsi teenusepakkuja leidmine olla arvestatavaks lisakuluks. Riskianalüüsi tööriista abil saab juhatuse liige, tööandja poolt määratud töökeskkonnaspetsialist või muu volitatud isik kaardistada töökeskkonnas esinevad ohud ning koostada vastavalt kaardistustulemustele tegevuskava ohtudega tegelemiseks - nende maandamiseks, ennetamiseks ja vältimiseks. Ohtude kaardistamise ning tegevuskava koostamise ajaline kulu sõltub konkreetse ettevõtte tegevusvaldkonnast ning ettevõtte töökeskkonna hetkeolukorrast.
Loodame, et nii Tööelu Infosüsteemi iseteeninduse kui ka riskianalüüsi tööriista abil muudame töökeskkonna kõikide jaoks ohutumaks.
Korduma kippuvad küsimused
SÜSTEEMI LOGIMINE
Ma tulin siia iseteeninduse lehele, aga tundub nagu veebileht oleks katki (leht on hall, ei kuva õigeid asju).
Ilmselt on asi selles, et kasutate vananenud veebilehitsejat. Kui kasutate Internet Explorerit, siis ongi tõrge, sest Internet Explorer on vananenud (ka tootja Microsoft ei toeta seda enam) ja seda ei peaks enam kasutama. Soovitame iseteenindust kasutada näiteks Google Chrome või Safari veebilehitsejatega.
Kuidas toimub iseteenindusse sisselogimine?
Sisenemine toimub ID-kaardi, mobiil-ID või smart ID-ga. Välismaalaste puhul sõltub sisselogimise võimalus sellest, kas ta on registreeritud Eesti ettevõttesse tööle ning kas ta omab Eesti smart ID-d või on e-resident ja omab vastavaid sertifikaate, mida kasutada ID-kaardi või Mobiil-IDga sisselogimiseks.
Kas välismaal registreeritud ettevõtted saavad iseteenindust kasutada?
Iseteenindust saavad kasutada need ettevõtted, kes on Eesti äriregistris. Tulevikus, kui saame kasutada teiste riikide äriregistrite andmeid, siis on võimalik, et nad saavad Eestis tegutsemise ajal Tööinspektsiooni iseteenindust kasutada. See oleneb, kas nende koduriik on liitunud EL-i ülese isikutuvastusteenusega (eIDAS) või mitte.
VOLITUSTE ANDMINE
Kas Tööinspektsioon saab teha ettevõtte eest volituse uues iseteeninduses, kui ettevõte juhatuse liige ei saa sisse logida? Kes selle teeb ja millisel alusel?
Jah, eriolukorras saab Tööinspektsioon volituse andmisel abistada, kui Tööinspektsioon saab tuvastada volitamise õiguse olemasolu näiteks Äriregistrist või eraldi dokumendilt.
Kuidas toimub uues iseteeninduses volitamine ehk näiteks ettevõttevälise töökeskkonnaspetsialisti lisamine ettevõtte juurde?
Esmalt peaks iseteenindusse sisse logima juhatuse liige, kes saab seejärel lisada töökeskkonnaspetsialisti rolli soovitud isiku. Kõik volitused tehakse isikukoodi alusel.
Kas siis, kui volitus antakse ettevõttevälisele isikule, peab ta kinnitama, et on nõus ettevõtet esindama?
Kohe alguses ei saa volitatud isik teadet, et ta on volitatud, kuid ta näeb, milliste ettevõtetega ta seotud on, kui ta logib sisse iseteenindusse.
Kas töökeskkonnaspetsialist saab ise ka iseteeninduses edasivolitusi teha, st sisestada töökeskkonnavoliniku, esmaabiandja jne?
Jah, juhatuse liikmele sarnane volituste lisamise õigus on ka töökeskkonnaspetsialistil.
Mis saab kui ettevõte keeldub iseteenindusse sisenemast ja andmeid sisestamast ehk esitab kõik paberkandjal, kirjaga või e-kirjaga?
Siis sisestab Tööinspektsioon vajaliku informatsiooni ametnikurakenduse kaudu, kuid suunab jätkuvalt tööandjat järgnevate kirjadega iseteenindust kasutama.
ETTEVÕTTE TOIMINGUD TEIS iseteeninduses 2021
Kas TEIS-is saab olla ettevõttepõhiselt mitu kontaktaadressi?
Äriregistri kontaktaadress on automaatselt, kuid ettevõtte juurde saab lisada aadresse ja täpsustavaid märkmeid (nt kui on tegemist laoga vms.)
Kui äriregistri (edaspidi ÄR) andmed on valed, kas ettevõtjale kuvatakse infot, kus ta saaks andmeid muuta?
Jah, iseteenindus kuvab teadet, et andmed on saadud Äriregistrist ning juhul, kui need ei vasta tegelikkusele, siis muuda ÄR-s (kuvatakse ÄR viide).
Kui sisestan esindajat, siis minu töötajat ei ole siin nimekirjas.
Esindajate lisamisel saate lisada oma ettevõtte töötajaid (kes on töötamise registris ettevõtte töötajatena registreeritud). Kui Te soovite nt töökeskkonnaspetsialistiks või esmaabiandjaks, usaldusisikuks lisada ettevõttevälist töötajat, siis valige isiku lisamisel valik “muu isik”. Kui on tegemist ettevõtte oma töötajaga, aga iseteenindus ei näita seda töötajat, siis võib olla asi selles, et tegemist on väga suure ettevõttega, ehk töötajate nimekirja laadimisega läheb tavalisest rohkem aega. Palun proovige hetke pärast uuesti.
Kas juhatuse liikmel, töökeskkonnaspetsialistil ja töökeskkonnavolinikul on iseteeninduses ühesugune vaade?
Rollidel juhatuse liige, töökeskkonnaspetsialist ja muu volitaud isik omavad iseteeninduses võrdseid õiguseid, sh õigust lisada isikuid teistesse rollidesse. Teistel rollidel (töökeskkonnavolinik, usaldusisik, töökeskkonnanõukogu liige, esmaabiandja) on mõnevõrra väiksemad õigused.
Mis toiminguid saavad ettevõtted teha TEIS iseteeninduses?
Toimingud, mida tööandja iseteeninduses teha saab, on järgnevad: ttevõtted saavad määrata töötervishoiu ja tööohutuse rollidesse õiged isikud (töökeskkonnaspetsialist, töökeskkonnavolinik, töökeskkonnanõukogu liikmed, usaldusisik ja esmaabiandja). Töökeskkonnaspetsialisti ja töökeskkonnavoliniku andmete sisestamisega täidetakse ka TTOS-ist tulenev teavitamiskohustus. Lisaks on võimalik teha järgnevaid toiminguid: riskianalüüsi esitamine failina ja koostamine riskianalüüsi töövahendi abil, ettevõtte tegevuskohtade lisamine. Juhul, kui ettevõtte suhtes on algatatud järelevalvemenetlus, siis kogu menetlusega seotud andmevahetus ja suhtlus toimub samuti menetlusosalise ja TI vahel iseteeninduse kaudu.
Kas töökeskkonna riskianalüüsi esitamine TEIS iseteeninduses on kohustuslik?
Vastavalt TTOS § 134 lg 6 ja 7 koostab tööandja riskianalüüsi töökeskkonna andmekogus või edastab selle kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Tööinspektsioonile. Kehtiva töökeskkonna riskianalüüsi, mis on koostatud enne 2021. aasta 1. märtsi, on tööandja kohustatud esitama töökeskkonna andmekogusse või edastama Tööinspektsioonile hiljemalt 2021. aasta 1. septembriks.
Mis dokumentide esitamine iseteeninduse kaudu on veel kohustuslik?
Muid seadusest tulenevaid kohustusi ei ole.
Kes toetab ettevõtjaid ja esindajaid iseteeninduse ja riskianalüüsi küsimustes?
Iseteeninduse kasutamisega seotud küsimustega aitavad Tööinspektsiooni infotelefonile vastajad, sh sekretärid, nõustamisjuristid, konsultandid. Tööinspektsioon osutab hetkel nõustamisteenust telefonil 640 6000. Kui tekivad tehnilisemat laadi küsimused seoses iseteeninduse kasutamisega või märkad viga/tõrget, saad pöörduda kasutajatoe telefonil +372 5853 3440 (tööpäeviti 9.00-16.30) või e-posti aadressi kaudu ti@ti.ee.
Kui tööandjale on saadetud TEIS iseteeninduse kaudu ettekirjutus, kuid ta ei reageeri sellele vaatamata mitmetele teavitustele, kas on võimalik ettekirjutus süsteemist välja printida ja saata postiga (erandjuhtudel)?
Jah, see võimalus on olemas.
Kas TEISis olev lahter „märkused" (kui vormistatakse kontrolli protokoll) on nähtav ka tööandjale?
Praegu kirjutavad tööinspektorid tööandjale antud soovitusi või tähelepanekuid kontrolli protokolli „toimingud" alla. Need jäävad tööandjale saadetud kontrolli protokolli sisse. TEIS-is jäävad need kontrolli juurde lisamärkustena, mis on kasutamiseks vaid inspektorile endale ning neid näeb ainult inspektor ise.
JÄRELEVALVE
Meie ettevõtte suhtes algatati järelevalve. Millal ja kes meile kontrollima tuleb?
Kontrolli toimumise aega ja kohta näete iseteeninduse töölaual. Kontrollima tuleb üks meie tööinspektoritest. Kui te soovite inspektoriga enne kontrolli suhelda, siis tehke seda palun iseteeninduses oleva vestlusakna kaudu.
Meile tuli automaatne teavitus, et Tööinspektsioon alustab järelevalvet. Logisin iseteenindusse sisse, kuid ma ei näe siin vajalikku infot.
Ilmselt on asi õiguste puudumises. Iseteenindusse saavad sisse logida kõik ettevõtte töötajad, kuid järelevalvega seotud infot näevad töökeskkonnaspetsialist, juhatuse liige või muu volitatud isik. Klikkige vasakmenüüs valikule “Esindajad” ning vaadake, kas Te olete lisatud töökeskkonnaspetsialisti või muu volitatud isiku rolli. Kui näete end seal, siis peaksite järelevalve infot nägema. Kui ei näe end seal, siis saab teile kasutajaõigused anda juhatuse liige (eraettevõte) või esindusõiguslik isik (riigi- või KOV-asutus). Ta peaks sisse logima ja lisama Teid kas töökeskkonnaspetsialistiks või muuks volitatud isikuks. Kui töökeskkonnaspetsialist on lisatud, siis tema pääseb juba järelevalve andmetele ligi.
RISKIANALÜÜS
Kas Tööelu Infosüsteemi riskianalüüsi tööriista kasutamine on kohustuslik?
Ei ole. TEIS iseteeninduses oleva riskianalüüsi tööriista kasutamine ei ole kohustuslik. See on võimalus, millest näeme, et enim võiksid kasu saada just väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted. Endiselt on võimalik jätkata riskianalüüsi koostamist ka senisel viisil ning laadida koostatud riskianalüüs üles failina TEIS-i. Kehtiva töökeskkonna riskianalüüsi, mis on koostatud enne 2021. aasta 1. märtsi, on tööandja kohustatud esitama TEIS-i või edastama Tööinspektsioonile hiljemalt 2021. aasta 1. septembriks. Tulevikus on kõik töökeskkonna riskianalüüsid koostatud või kättesaadavad TEIS-is.
Ma ei leia enda tegevusala (süsteemis ettevõtluse tüüp) riskianalüüsi tööriistast. Kas mina ei saa siis oma riskianalüüsi TEIS riskianalüüsi tööriista abil teha?
Esimese hooga oleme süsteemi ette valmistanud ja lisanud tegevusalad, kus toimetab enim ettevõtteid. Tegevusalasid lisame pidevalt ja jooksvalt süsteemi juurde. Kui Sa ei leia enda ettevõtte tegevusala, aga soovid kasutada TEISi riskianalüüsi tööriista, võta palun Tööinspektsiooniga ühendust ja anna meile sellest teada!
Kui minu ettevõte tegeleb mitme erineva tegevusega, kas siis saan valida kõik tegevused, millega ettevõte tegeleb ja teha ühise riskianalüüsi?
Hetkel on tööriistas võimalik valida üks ettevõtluse tüüp (ehk tegevusvaldkond), mille kohta riskianalüüsi teha. Kui tegevusi on rohkem, oleks mõistlik teha nende osas erinevad riskianalüüsid. Selline lähenemine aitab hoida ka erinevate keskkondade ja nendega seonduvate ohtude analüüsi ja maandamist lahus ning tagab selgema pildi olukorrast. Kui on siiski soov teha ühine riskianalüüsi dokument, on võimalus ühe ettevõtluse tüübiga alustatud riskianalüüsi ise käsitsi ohte juurde valida ja ka vabas vormis neid kirja panna. Siinkohal on ettevõtte enda otsustada, milline lähenemine on parim ja kuidas hiljem on koostatud riskianalüüsi ja tegevuskava mugavaim kasutada. Lähitulevikus plaanime tekitada süsteemi võimaluse valida peamise ettevõtluse tüübi (ehk tegevusvaldkonna) juurde sellega kõige tõenäolisemad kaasnevad tegevused. Samuti võib pöörduda Tööinspektsiooni poole ja paluda lisada enda jaoks oluline tegevus konkreetse ettevõtluse tüübi juurde. Tööinspektsioon kindlasti võtab võimalusel selliseid soove arvesse.
Kui olen juba riskianalüüsi ja tegevuskava koostanud ja Tööinspektsioonile ära esitanud ning mõne aja, võib-olla juba paari nädala pärast, olukord töökeskkonnas natukene muutub (toimub nt remont puhkeruumis või parandatakse ventilatsioon vms) – kas siis tuleb kogu riskianalüüs uuesti otsast peale teha?
Sellisel juhul saab juba olemasoleva esitatud riskianalüüsi andmete pinnalt alustada uut riskianalüüsi. Eelmise esitatud riskianalüüsi andmed on ees olemas ning tuleb muuta andmeid vaid uuenenud olukorra osas. Selleks vajutage esitatud riskianalüüsi juures paremal kolme punktiga „Toimingud“ nupule-> Alusta uut – saate alustada uut riskianalüüsi, kuhu on kantud eelnevalt esitatud riskianalüüsi andmed. Kui eelmine riskianalüüs ei ole enam kohane, saab selle arhiveerida ning vajadusel hiljem ka taastada.
Kui ma jään riskianalüüsi täitmisega hätta – ei saa aru, mida mõni oht või abinõu tähendab või kuidas vastata. Või mis juhtub, kui vajutan mõnele konkreetsele nupule – kas saan kuskilt abi küsida?
Jah, loomulikult saab. Esimesena tasub üle vaadata seesama KKK ehk korduma kippuvate küsimuste leht ning siin viidatud iseteeninduse kasutusjuhend. Kui siin Teie probleemile vastust ei ole, saab tööpäeviti 9.00 – 16. 30 helistada infotelefonil (+372) 640 6000 (sisulised küsimused) või kasutajatoe telefonil (+372) 58533440 (süsteemi puudutavad küsimused). Samuti võib kirjutada e-posti aadressil ti@ti.ee .
Kas ja kuidas ma saan riskianalüüsi nime muuta/sisestada?
Riskianalüüsile antavat nime on võimalik muuta peale riskianalüüsi alustamist ja ettevõtluse tüübi valiku tegemist, kuid enne selle Tööinspektsioonile ära esitamist. Süsteemi poolt vaikimisi antud pealkirja muutmiseks liikuge hiirega riskianalüüsi pealkirja juurde - >vajutage seal olevat pliiatsi ikooni - > avaneb tekstisisestuskast - > pealkirjastage oma riskianalüüs Teile sobivalt.
Kas iseteenindusse tuleb laadida ka iga kaugtööl oleva töötaja individuaalne riskianalüüs?
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus ei täpsusta, millises mahus või osas tööandja koostatud töökeskkonna riskianalüüs töökekskonna andmekogusse lisatakse ja erandeid ette ei nähta. Siiski, lähtudes töökeskkonna riskianalüüsi üleslaadimise eesmärgist, eeldab Tööinspektsioon, et juhul, kui töökeskkonna riskianalüüs on koostatud iga töötaja põhiselt (nt kaugtöö tõttu või töötaja isiku vajadustest tulenevalt), siis isikuandmete kaitse põhimõtetest lähtudes on tööandjal kaks võimalust:
1. Töökeskkonna andmekogusse üles laadida üldine töökeskkonna riskianalüüs, mis kajastab üldiselt ettevõtte töökeskkonna ohutegureid, vajadusel nende parameetreid ning sisaldab iga ohuteguri vaates üldist riskihinnangut töötaja tervisele ja ohutusele, viidates seejuures eraldiseisvale ameti- või töökohapõhisele riskianalüüsile ning kus see asub või
2. Laeb üles töödeldud isikuandmetega ameti- või töökohapõhise riskianalüüsi ehk arvestades asjaolu, et TEIS iseteeninduskeskkonna vahendusel näevad riskianalüüsi kõik ettevõtte töötajad, eemaldab enne üleslaadimist isikustatud andmed.
Tööandjad peavad Tööelu Infosüsteemi laadima üles riskianalüüsi. Kas peab üles laadima ainult riskianalüüsi, tegevuskava ei ole vaja lisada?
Riskianalüüs sisaldab tegevuskava, milles nähakse ette kõikidel ettevõtte tegevusaladel ja juhtimistasanditel rakendatavad abinõud töötajate terviseriski vältimiseks ja vähendamiseks, samuti abinõude rakendamise ajakava ja rakendajad. Tööandja eraldab tegevuskava täitmiseks vajalikud vahendid (töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 13(4) lõige 2). Ehk tegevuskava on riskianalüüsi osa ning ka see tuleb üles laadida. Riskianalüüsiga leitakse üles töökeskkonnas parendamist vajavad teemad ja valdkonnad ning tegevuskavas planeeritakse kitsaskohtade lahendamine. Töökeskkonna parendamiseks on vajalikud mõlemad.
Mis keeles tuleks riskianalüüs koostada ja Tööinspektsioonile esitada
Tööelu infosüsteemis palume esitada ettevõtte töökeskkonna riskianalüüs eesti keeles. Keeleseaduse § 10 lõike 1 kohaselt toimub riigiasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutuse asjaajamine eesti keeles. Sama seaduse § 12 lõike 1 kohaselt kui riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse asutusele esitatakse võõrkeelne avaldus või muu dokument, on asutusel õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde. Selleks, et töötajate juhendamine sh töökeskkonna riskianalüüsi tutvustamine oleks töötajale arusaadav, võib olla vajalik juhendite ja riskianalüüsi tõlkimine neile arusaadavasse keelde või teises keeles koostamine. Tõlkimise korral tuleks eelistada kirjalikku tõlget, sest suulise tõlke puhul võib tekkida vaidlus selle üle, kas tõlgiti kogu informatsioon. Teise keelde tõlgitud või teises keeles koostatud töökeskkonna riskianalüüsi Tööinspektsiooni iseteeninduskeskkonda esitama ei pea, kuid selle riskianalüüsi eestikeelse versiooni on tööandja TTOS § 13 ülamärkega 4 kohaselt kohustatud Tööinspektsioonile esitama.