Ametikoht

Sekretär-referent (edaspidi ametnik)

Vahetu juht

peadirektor

Alluvad

Puudub

Kes asendab

Määrab vahetu juht

Keda asendab

Määrab vahetu juht

Ametikoha eesmärgiks on korraldada ja täiustada Tööinspektsiooni asjaajamist vastavalt valitsusasutuste asjaajamiskorra alustele.

Teenistuskohustused:

Töötulemused

Tööinspektsiooni asjaajamise korraldamine ja selle eest vastutamine; kolleegide nõustamine asjaajamise korraldamises

asjaajamine on korraldatud korrektselt ja nõuete kohaselt;

nõuanded Tööinspektsioonis asjaajamise korraldamisel on täpsed ja asjakohased

Sissetulevate ja väljaminevate kirjade ja muude dokumentide sorteerimine ja registreerimine infosüsteemis, edastamine vastamiseks ja nendele õigeaegselt vastamise kontrollimine

registreeritud ja infosüsteemi õigeaegselt ning korrektselt sisestatud andmed

dokumentide registreerimine on toimunud vastavalt asjaajamiskorrale

on tagatud õigeaegne vastamine

Arvete saatmine e-postiga kooskõlastamiseks kohalikesse inspektsioonidesse

arvete kooskõlastamine on toimunud operatiivselt

Kirjadele lühivastuste ning dokumentidele kaaskirjade koostamine

kirjad on koostatud nõuetekohaselt

Tähitud kirjade viimine postkontorisse, postipakkidel järgi käimine, haiguslehtede viimine haigekassasse

dokumendid on õigeaegselt kohaletoimetatud

Toimikute loetelu uuendamine enne jooksva aasta algust;

loetelu on koostatud korrektselt

Telefonikõnede vastuvõtmine, vajadusel kõnede edasisuunamine, vajaliku informatsiooni jagamine

info on asjakohane ja korrektne

ametniku telefon vastab tööajal

Juhtkonna külaliste vastuvõtt ja külaliste teenindamine ning keskuses nõupidamiste, koolituste ja koosolekute teenindamine

juhtkonna külaliste vastuvõtt on hästi korraldatud

vastuvõtul on järgitud etiketi- ja protokollireegleid

koosolekute, koolituste ja nõupidamiste korraldus on ladus

Juhtkonnale tööks vajalike trükkimis- ja paljundustööde teostamine

tööd on tehtud õigeaegselt

Tööinspektsiooni arhiivi korraldamine, tegemine ja vastutamine selle eest, arhiivimaterjalidest väljavõtete tegemine

arhiivi korrasolek on tagatud

vajalikud aruanded on edastatud arhiiv

arhiividokumentidest on tehtud väljavõtted

Tööinspektsiooni jõulutervituste saatmine, õnnitluste saatmine

õnnitlused on edastatud

Ajakirjanduse tellimine, markide tellimine

vajaliku ajakirjanduse kättesaadavus ja kirjade väljasaatmine on tagatud

Keskuse töötajate tööajaarvestuse pidamine ja esitamine finants- ja haldusosakonnale vastavalt kehtestatud korrale

tööajaarvestus on esitatud tähtaegselt

Juhtkonna lähetuste korraldamine

taotlused on korrektselt vormistatud ja edastatud

piletid ja majutus on broneeritud

Tööinspektsiooni korraldatavatel koolitustel osalemine

koolitusel omandatut on arvesse võetud teenistusülesannete täitmisel

Tööinspektsiooni juristi infotelefoni administreerimine

on ülevaade infotelefonile vastamisest ning tõrgete korral edastatud informatsioon

kasutajatega seotud toimingud on tehtud (kasutajate registreerimine, muutmine, kustutamine)

Tööks vajalike algdokumentide hoidmine ja säilitamine jooksvalt

algdokumendid on säilinud arhiveerimiskõlbulikena

dokumendid on korrastatud ja valmis arhiivi andmiseks

Peadirektori või peadirektori asetäitja poolt antud ametniku pädevusse kuuluvate ühekordsete ülesannete täitmine

ülesanded on täidetud õigeaegselt

Ametnikul on õigus:

Õiguste piirid:

1) saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikku teavet ja andmeid asjassepuutuvatelt Tööinspektsiooni ametnikelt;

2) teha ettepanekuid Tööinspektsiooni asjaajamise paremaks korraldamiseks;

3) nõuda Tööinspektsiooni töötajatelt asjaajamiskorrast kinnipidamist vastavalt asjaajamisjuhendile;

3) saada tööajaarvestuse pidamiseks keskuse osakondade juhatajatelt teavet töötajate tööaja kasutamise kohta;

4) saada täienduskoolitust;

5) kasutada teenistuskohustuste täitmiseks töövahendeid ja vara.

vastavalt teenistus­kohustustele

Ametnik vastutab:

1) käesolevast ametijuhendist, Tööinspektsiooni ja inspektsiooni põhimäärustest, sisekorra­eeskirjast, asjaajamiskorrast ja avaliku teenistuse seadusest tulenevate teenistuskohustuste, samuti peadirektori ning peadirektori asetäitja antud ühekordsete ülesannete nõuetekohase täitmise eest;

2) väljastatud informatsiooni õigsuse eest;

3) dokumentide õigeaegse väljastamise eest;

4) delikaatsete isikuandmete hoidmise eest, samuti andmete eest, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang;

5) teenistuse tõttu temale usaldatud vara heaperemeheliku kasutamise ja säilimise eest;

6) ettenähtud koolitusüritusel osalemise eest.

Ametnik vastutab teenistuskohustuste täitmata jätmise või mitte­nõuetekohase täitmise eest vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

Ametnikul on õigus teenistuskohustuste täitmiseks kasutada järgnevaid töövahendeid ja vara: arvuti, telefon, büroolaud ja tool, riiulid, kapid, kohtvalgusti, kantseleitarbed, printer, paljundusmasin, faks.

Kohustuslikud:

Soovituslikud:

Haridus, eriala

1) kesk- või kutseharidus

2) eri-, kutse- ja ametialane enesetäiendamine.

Asjaajamine

Teadmised, oskused

1) üldised teadmised riigi põhikorrast (põhiseadus ja põhiseaduslikud seadused), kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine;

2) Tööinspektsiooni tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktide tundmine, asjaajamiskorra ja kontoritöö korralduse põhimõtete ning dokumenditöö põhjalik tundmine;

3) üldised teadmised Euroopa Liidust, selle eesmärkidest ja institutsioonidest;

4) hea suhtlemisoskus; koostöövalmidus

5) eesti keele oskus kõrgtasemel ja ühe võõrkeele (soovitavalt vene keel) oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega;

6) arvuti kasutamise oskus, s.h. töötamine Wordis, Excelis ning Interneti ja erinevate, ametikohal vajalike andmebaaside ja infosüsteemide kasutamise oskus, samuti tööks vajalike muude infotehnoloogiliste vahendite kasutamise oskus;

Töökoge­mused

praktilise asjaajamistöö kogemus vähemalt 6 kuud riigi või kohaliku omavalitsuse ametiasutuses või töötamine ametikoha töövaldkonnas 2 aastat või individuaalne väljaõpe teenistuskohal

Isiksuse­omadused

1) töövõime, sealhulgas võime stabiilselt ja tulemus­likult töötada ka pingeolukorras ja efektiivselt kasu­tada aega,

2) hea suhtlemisoskus; kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime;

3) usaldusväärsus, täpsus ja korrektsus, viisakus, koostöövalmidus; avatus;

4) lojaalsus ja orienteeritus riigi huvidele ning isiksuse arengule.

.......................................................

Allkiri

Peadirektor

Kuupäev

.......................................................

Allkiri

Ametniku nimi

Kuupäev